TYPE:
Offre
Date :
il y a 9 ans
Localisation :
Conakry, Guinée
Vues :
1520
Description:
PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT
TERMES DE REFERENCES
I. Informations sur le Poste
Titre : Assistant (e) administratif (ve) et financier (e)
Département: Projet d’Appui au Cycle Électoral de la Guinée (PACEG)
Superviseur :Coordonnateur Technique Principal
Type de contrat :Contrat de service
Durée :9 mois
Lieu d’affectation: Conakry
Langue de travail : Le Français, avec des documents en Anglais à exploiter.
II. Contexte Organisationnel
CONTEXTE
1. Contexte politique
Après une période de blocage politique consécutive à l’élection présidentielle de 2010, le Gouvernement guinéen et l\'opposition ont engagé des discussions dans le cadre du dialogue inter-guinéen. «L’Accord sur la préparation et l\'organisation des élections législatives» qui fut signé le 3 juillet 2013 a permis à la Guinée d’aller vers des élections législatives le 28 septembre 2013 dont les résultats furent acceptés par les divers acteurs. A l’issue des élections législatives du 28 septembre 2013 et quelques mois après la mise en place de l’Assemblée Nationale en janvier 2014, le Président de la République a dissout le comité de suivi de l’accord politique du 3 juillet 2013, suscitant de vives critiques de l’opposition.
L’annonce par la CENI le 10 mars 2015 lors de sa retraite de Kindia d’un projet de calendrier électoral inversant l’ordre des scrutins, en fixant l’élection présidentielle en 2015 et en reportant les élections communales à l’année 2016, eut pour effet de cristalliser encore un peu plus les tensions.
L’opposition politique exigeait la tenue des élections communales en premier parce que non seulement le mandat des maires élus en 2005 est échu depuis 2010, mais aussi parce que certains de ces maires de communes (28 communes urbaines sur un total de 342 communes dont 38 urbaines) ont été par la suite changés par le Gouvernement actuel, lequel a désigné à leur place des délégations spéciales dirigées par des hommes que l’opposition soupçonne d’être sinon proches du moins redevables aux autorités qui les ont désignées.
Alors que la mouvance présidentielle s’est félicitée du calendrier électoral publié par la CENI, l’opposition a décidé de suspendre immédiatement sa participation à l’Assemblée Nationale et de ne plus reconnaître la CENI. L’opposition décrit l’intransigeance de la Mouvance présidentielle comme responsable de la rupture du dialogue politique.
Le Ministre d’Etat à la Justice, en sa qualité de Président de la Commission pour le Dialogue, a entrepris des démarches depuis le mois d’avril 2015 en vue de relancer le dialogue politique.
Après des semaines de violence, le dialogue a finalement repris en juin 2015 et abouti à un accord le 20 août 2015, qui a permis d’aller à l’élection Présidentielle le 11 octobre 2015 et qui prévoit la tenue des élections communales et locales au 1er semestre 2016, avec la mise en place de délégations spéciales comme mesure provisoire.
2. Mise en place du PACEG et perspectives 2016
Dans ce contexte, un Projet d’Appui au Cycle Electoral de la Guinée (PACEG) a été mis en place en 2015 et a déjà appuyé l’organisation de l’Election Présidentielle du 11 octobre 2015. Le PACEG vise à apporter une assistance au renforcement des capacités organisationnelles, techniques, financières et opérationnelles des principaux acteurs nationaux impliqués dans le processus électoral, notamment, la Commission Electorale Nationale Indépendante (CENI) principale bénéficiaire de l´assistance électorale, les institutions publiques, les Organisations de la Société Civile (OSC), et la population Guinéenne, en particulier, les femmes, les femmes chefs de ménages, les jeunes, les groupes sous-représentés ou minoritaires. Les actions proposées par le projet ont pour finalité de permettre une conduite efficace, efficiente et pérenne d’un processus électoral crédible, inclusif et pacifique, conformément aux standards internationaux et nationaux.
L’assistance technique et financière, qui s’inscrit dans le cadre d’un cycle électoral comprenant les phases préélectorales, électorales et post-électorales, se déroule à travers les composantes suivantes: i) Composante 1
– Appui aux opérations électorales –
ii) Composante 2 – Appui à l’éducation civique et à la communication
– iii) Composante 3 – Renforcement des capacités et gestion/coordination du programme.
Les perspectives pour le projet en 2016 concernent l’organisation des élections communales et locales de 2016 en vue de compléter la mise en place d’institutions démocratiques d’une part, et le renforcement de capacités et la réforme de la CENI d’autre part.
. L’Assistant (e) administratif (ve) et financier (e) fait partie du Projet et sera en chargé(e) de la gestion administrative et financière, d’appuyer les activités de coordination et de reporting du Projet.
III. Fonctions / Responsabilités
Sous la supervision du Coordonnateur Technique Principal, l’Assistant (e) administratif (ve) et financer(e) sera principalement responsable de :
• Assurer le secrétariat de l’Unité ;
• Assurer la gestion administrative du bureau ;
• A la gestion financière du Projet ;
• Organiser (aspects logistiques) les réunions et ateliers ;
• Elaborer les comptes rendus et rapports ;
• Faciliter la circulation de l’information entre les acteurs impliqués dans le Projet.
1. Secrétariat du projet
• Prises de contacts / RV/ réception des visiteurs
• Assure la rédaction des courriers administratifs ;
• Fait le suivi des courriers entrant et sortant ;
• Classe les documents de manière cohérente et accessible aux collègues ;
• Saisit et met en forme divers documents ;
• Assure les travaux de reprographie.
2. Gestion administrative de l’Unité :
• Gère les fournitures du bureau et autres consommables de fonctionnement;
• Assure le suivi du fonctionnement et l’entretien des véhicules et autres équipements;
• Faire un suivi régulier de l’utilisation judicieuse des biens et équipements du projet;
• Préparer et tenir à jour l’inventaire des stocks et des immobilisations;
• Joue le rôle de leave monitor et établit les fiches de présence mensuelle du personnel ;
• Prépare les ordres de mission et les habilitations sécuritaires.
• S’assurer du respect des règles de sécurité dans les bureaux et pendant les déplacements.
3. Gestion Financière
• Assurer le suivi de l’exécution des dépenses sur la base des autorisations financières trimestrielles avec respect strict des allocations par ligne budgétaire, sans dépassement des engagements ;
• Tenir la comptabilité du programme, s’assurer de l’existence et de l’archivage des pièces comptables, répondre aux demandes d’information et des audits ;
• Assurer la gestion de la petite caisse selon les normes en vigueur ;
• Assurer une bonne gestion du carburant du bureau;
• Assurer le suivi efficace des demandes de paiements du bureau ;
• Assister dans la préparation des requêtes de fonds trimestrielles et des budgets annuels ;
4. Organisation logistique des réunions et ateliers :
• Assure la préparation logistique et l’organisation des réunions, conférences et ateliers;
• Elabore les projets de compte rendus et les diffuse après validation;
5. Gestion de l’information
• Maintient un bon système de classement et assure une bonne garde des documents de travail du Projet;
• Assure une circulation fluide de l’information aux différents acteurs suivant les règles établies ;
• Etablit et met régulièrement à jour la liste des contacts des divers acteurs du Projet.
6. Assurer toutes autres tâches en lien avec son poste, nécessaires à la bonne marche du projet et à la demande son superviseur
IV. Contacts clés et relation de travail
L’Assistant (e) administratif (ve) et financier (re) est sous la supervision directe du Coordonnateur Technique Principal. Il / elle travaillera en relation avec toutes les agences des Nations Unies, les services techniques régionaux et les partenaires de mise en œuvre du programme.
Il / elle doit établir et maintenir de bonnes relations de travail avec tous les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du Projet.
Profil recherché V. Compétences
Compétences liés aux Nations Unies :
Démontrer le respect de l’Ethique et les Valeurs fondamentales des Nations Unies : l’Intégrité, le Professionnalisme et le respect de la diversité.
Intégrité :
Adhérer aux valeurs des NU dans le travail et le comportement quotidiens ;
Agir sans se soucier de son intérêt propre ;
Ne pas céder aux pressions de l’environnement ;
Ne pas commettre d’abus de pouvoir ou d’autorité ;
Se tenir aux décisions qui sont de l’intérêt de l’Organisation ;
Intervenir rapidement en cas de faute professionnelle ou d’improbité.
Professionnalisme :
Tirer fierté de son travail et de ses réalisations ;
Faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
Apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
Agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
Persévérer face aux obstacles et aux difficultés ;
Garder son calme dans les situations difficiles.
Respect de la diversité :
Travailler en bonne intelligence avec ses collègues de toutes origines ;
Respecter la dignité de chacun ;
Accorder un traitement égal aux hommes et aux femmes ;
Respecter et comprendre les points de vue différents et le montrer dans le travail et la prise de décisions ;
S’interroger sur ses propres préjugés et comportements de manière à se garder des réactions stéréotypées ;
N’exercer contre personne de discrimination individuelle ou collective.
Compétences liées au poste :
Le / la candidat(e) doit démontrer des compétences fonctionnelles en matière de :
Aptitude à communiquer de manière claire et concise, tant oralement que par écrit ;
Capacité à planifier et organiser son travail de façon autonome ;
Goût d’initiatives et de créativité ;
Sens de responsabilité et souci de satisfaction du client ;
Volonté d’apprentissage et partage des connaissances ;
Esprit d’équipe.
VI. Qualifications
Formation: Avoir un diplôme d’études universitaires de niveau minimum Bac+4 en Administration, Gestion, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ;
Expérience : Justifier une expérience probante d’au moins 6 ans dans les fonctions d’appui à la gestion des Projets ;
Avoir une connaissance des modalités de financement et de gestion des Projets Conjoints du Système des Nations Unies ;
Avoir une bonne connaissance de la gestion axée sur les résultats ;
Avoir une maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Access) ;
Démontrer une bonne capacité de rédaction.
Langue: Maîtrise du Français
Experience 4 ans
Niveau BAC + 4 (Maîtrise)
Contact du recruteur :
Les candidats intéressés et dont les profils répondent aux critères du poste sont priés de faire acte de candidature sur formulaire P11 disponible sur le site www.gn.undp.org, plus une lettre de motivation et un curriculum Vitae actualisé.
Les candidatures doivent être adressées à Monsieur Boureima Younoussa, Directeur de pays Adjoint aux Opérations du PNUD, sous pli fermé à l’Immeuble de la Maison Commune, sis à Coléah corniche Sud au plus tard le Lundi 04 Avril 2016 avec la mention :
«Assistant (e) Administratif (ve) et financier (e) du PACEG »
LES CANDIDATURES FEMINIMES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
